La calidad busca garantizar satisfacción de las partes interesadas: clientes, trabajadores, proveedores, empresa, etc. Ésto permite la excelencia y el éxito organizacional, lo cual se logra con disciplina como un hábito.
Gestor de Calidad
Un Gestor de Calidad, es un profesional que se encarga de encaminar a la empresa hacia el éxito. Para lograr esto, debe realizar ciertas acciones principales:
- Verificar los procesos dentro de la empresa, así como sus procedimientos.
-Realizar auditorias internas y llevar el control de las auditorias externas y/o certificaciones.
-Tener relación directa con el CEO, para tener autoridad ante los demás dirigentes.
-Ser la voz del cliente.
-Participar en el diseño de los productos, por ejemplo: envases, ingredientes, forma y formatos, ya que el Gestor de Calidad es quien debe conocer los diseños aptos según la ley o diversas entidades gubernamentales.
-Formar y educar al personal de la empresa, para que éste sepa la importancia de seguir procedimientos, medir con indicadores, certificarse o escuchar las quejas de los clientes.
-Cerrar las No Conformidades y atender las quejas.
-Verificar y analizar los procedimientos con indicadores.
Todos los puntos anteriores, son necesarios para certificar a las empresas con las normas ISO certificables, como la ISO9001 y son necesarios para que los dirigentes, gerentes y alta dirección pueda analizar y controlar correctamente los resultados. Lo anterior, representa dinero.
Normas ISO
La ISO, crea normas para diversas ramas: ambiente, calidad, legal, entre otras. Entre las ISO de Calidad, estas son las más importantes:
-ISO9000: vocabulario.
-ISO9001: requisitos (la única de esta serie, que es certificable)
-ISO9004: excelencia.
Para certificar a una empresa con la norma ISO9001:2018, debe comenzarse por la cláusula 4. Esta cláusula habla del contexto de la organización, lo cual es necesario conocer en primer lugar.
Seguidamente, debe estudiarse la cláusula 5 de liderazgo. Aunque las descripciones de puesto pareciesen un tema de Recursos Humanos, es Calidad quien debe verificar los talentos o competencias que requiere cada puesto.
En una empresa, se pueden elegir algunas personas para que cumplan algún papel específico dentro del sistema de Gestión de Calidad, como ser auditores por ejemplo. Sin embargo, las colaboraciones en el sistema de calidad no deberían incluirse en las descripciones de puesto, pues son dos cosas diferentes.
Luego, es necesario verificar la cláusula 7 de Comunicación, pues es necesario saber cómo, qué y cuándo comunicar las cosas; para eso, los indicadores son de suma importancia, debido a que permiten analizar el comportamiento o rumbo de ciertos procesos. Es recomendable tener una matriz de comunicación, donde se asignen responsables para comunicar y/o informar los diversos temas que puedan surgir y esta matriz se analizará en las auditorias.
Análisis para conocer el negocio
Los análisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas) son necesarios para conocer el avance o beneficio del Sistema de Gestión de Calidad en la empresa.
Auditorías
Puntos más importantes que se verificarán en las auditorías:
-Tablas de registros/formatos (lista maestra de documentos) y procedimientos con sus fechas de vigencias, versiones y aprobaciones.
-Competencias de los puestos.
-Tabla de control de cambios de documentos y procedimientos.
-Ficha, por departamento, de sus procesos, controles, documentos, indicadores, etc.
-Ficha de documentación y valoración del riesgo.
Se recomienda realizar 3 auditorias internas al año, para verificar el cumplimiento de procedimientos. Asimismo, es necesario comunicar con anticipación a toda la empresa, para que se ajuste al cronograma y puedan prepararse los diferentes departamentos; las normas ISO19011 tienen directrices de auditoria, para servir de guía.
Antes de realizarse el cierre de una auditoria, debe realizarse un informe de auditoria, un seguimiento y reunir las evidencias, sobretodo en caso de No Conformidades. Asimismo, es necesario verificar si las No Conformidades recurrentes, representan un riesgo.
Identificación de objetivos
Cada departamento tiene procesos y cada procesos tiene objetivos. Estos objetivos tienen metas y deben medirse con indicadores; los objetivos deben ser SMART:
-eSpecíficos
-Medibles
-Alcanzables
-Realistas
-con Tiempos de cumplimiento.
Causa raíz del problema
Un dato útil, es que para llegar a la causa raiz, se deben realizar 5 por qué's de todo problema. Por ejemplo:
El empleado llegó tarde
-Por qué?
Porque se levantó tarde.
Por qué?
Porque se acostó tarde
Por qué?
Porque estaba lavando la ropa
Por qué?
Porque no lavó el domingo
Por qué?
Porque no se organizó bien
Como se observa en el ejemplo anterior, el empleado llegó tarde porque no se organizó bien y se pudo conocer por preguntar 5 veces "por qué?"
Qué te ha parecido este tema? Espero tus comentarios ;)
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